V menších firmách se o IT často stará jeden člověk. Bývá to šikovný kolega, externista „na telefonu“ nebo příbuzný majitele. Dokud je k dispozici, všechno funguje. Problém nastane, když odejde do důchodu, změní práci, pohádá se s vedením nebo prostě přestane zvedat telefon. Firma pak zjistí, že neví, kde jsou hesla, kdo vlastní doménu a jak se dělají zálohy.
Pokud ještě neodešel: převezměte tohle
Dokud je ajťák k zastižení, máte nejlepší vyjednávací pozici. Domluvte si s ním předávací schůzku a nechte si předat:
- Všechna administrátorská hesla: servery, firewall, router, Wi-Fi, NAS, tiskárny, kamerový systém, administrace Microsoft 365 nebo Google Workspace. Ideálně rovnou do firemního správce hesel, ne do souboru v e-mailu.
- Přístupy k doméně a DNS: u kterého registrátora je doména, na čí účet je vedená a kdo dostává upozornění na prodloužení. Doména registrovaná na soukromý účet ajťáka je jedna z nejčastějších a nejnebezpečnějších pastí.
- Seznam licencí a smluv: Microsoft 365, antivir, účetní program, zálohovací služba, hosting webu. Kdo je platí, na koho jsou vedené a kdy se obnovují.
- Popis záloh: co se zálohuje, kam, jak často a jak se dělá obnova. Nechte si obnovu jednou ukázat, nestačí slovo „zálohujeme“.
- Schéma sítě a seznam zařízení: stačí jednoduchý nákres a tabulka. Co je kde, jaké má adresy, k čemu slouží.
- Vzdálené přístupy: jakým způsobem se k vám připojoval (VPN, TeamViewer, AnyDesk, RDP). Po předání mu je zrušte nebo změňte hesla.
Pokud už odešel a nespolupracuje
I to se dá vyřešit, jen to dá víc práce. Postup bývá tento:
- Doména: u registrátora se dá doložit, že doména patří firmě, a převést ji. Proto je dobré zjistit, kdo je uvedený jako držitel. U domén
.czto ukáže veřejný registr CZ.NIC. - Microsoft 365 a Google Workspace: pokud nikdo z firmy nemá administrátorský účet, obě společnosti mají postup, jak správu převzít po prokázání vlastnictví domény.
- Servery a síťová zařízení: hesla se dají obnovit, většinou ale za cenu odstávky. Proto se to plánuje na večer nebo víkend.
- Bezpečnost: změňte všechna hesla, ke kterým měl přístup, a zrušte jeho účty i vzdálené přístupy. Nejde o nedůvěru, ale o základní hygienu. Nikdo nemá mít přístup k systémům, za které už neodpovídá.
Co se při převzetí najde nejčastěji
Při převzetí správy po předchůdci se opakují stejné nálezy. Zálohy, které se měsíce nedělají, protože se zaplnil disk a nikdo nečetl upozornění. Doména nebo hosting na soukromé kartě bývalého správce. Jedno heslo pro všechno. Vzdálená plocha dostupná přímo z internetu. Antivir s prošlou licencí. A téměř vždy chybí dokumentace. Žádná z těch věcí obvykle neznamená, že předchůdce pracoval špatně. Většinou na to prostě neměl čas, nebo mu za to nikdo nezaplatil.
Jak tomu příště předejít
Ať se o IT stará kdokoli, firma by měla mít ve vlastních rukou tři věci:
- Hesla ve firemním správci hesel nebo aspoň v zapečetěné obálce v trezoru.
- Doménu a klíčové účty vedené na firmu a s firemním e-mailem pro upozornění.
- Dokumentaci: stručný popis sítě, serverů, záloh a dodavatelů, podle kterého by mohl navázat kdokoli jiný.
Takhle to máme nastavené i u našich klientů. Hesla jsou u klienta, dokumentaci vedeme průběžně a při případném odchodu ji předáme celou. Platí to i obráceně: nechceme, aby vaše IT záviselo na jedné hlavě, ani na té naší.
Jak s převzetím pomáháme
Převzetí správy začínáme revizí IT. Projdeme, co ve firmě je, sepíšeme přístupy a rizika a navrhneme, co opravit jako první. Pak můžeme převzít celou správu IT, nebo jen pomoct vašemu novému ajťákovi. Pokud zrovna řešíte odchod správce, nečekejte. Čím dřív se přístupy převezmou, tím méně je potřeba „dobývat“.